Dans le monde de la gestion de projet, affecter efficacement les bonnes personnes aux bonnes missions est un véritable défi. Gérer un collaborateur (une ressource ) c’est très simple, et nous allons pouvoir vous le montrer dans ce tutoriel.
Combien de fois vous êtes-vous trouvés embourbés dans des séries d’e-mails, de réunions chronophages et de fichiers Excel pas mis à jour, simplement pour savoir qui est disponible pour prendre en charge une tâche ?
C’est une problématique quotidienne pour de nombreux chefs de projet et responsables d’équipe. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour simplifier cette gestion et optimiser l’allocation des personnes
C’est pourquoi nous sommes ravis de vous présenter deux nouvelles fonctionnalités de suivi de charge de travail dans Smartsheet (inclus gratuitement pour tous les plans Affaire et Entreprise depuis juillet dernier), conçues pour améliorer la gestion des équipes et fluidifier l’exécution des projets.
🎞️ Tutoriel Vidéo
La Heat Map de Charge de Travail : une vision claire en un coup d’œil
La Heat Map (carte de chaleur en Français) de charge de travail est un outil visuel simple et puissant qui offre un aperçu instantané de la disponibilité de votre équipe projet. Vous pouvez voir d’un coup d’œil qui est disponible et qui est en surcharge.
🔎 Par exemple, ici, nous remarquons que Léna est en surcapacité, signalée par une barre d’allocation rouge.
Le Planning de la Charge de Travail : une vue détaillée pour des décisions éclairées
En élargissant cette vue, le planning de charge de travail nous permet de comprendre précisément ce qui entraîne la surcharge de Léna. Cet écran affiche toutes les tâches assignées à votre équipe sur l’ensemble des projets où le suivi de charge est activé. Cette visibilité globale vous permet de prendre des décisions éclairées sur l’affectation des personnes.
🔍 Nous remarquons ici, que Léna jongle entre plusieurs tâches sur deux projets différents, ce qui explique sa surcharge.
Pour éviter qu’elle ne soit submergée et pour garantir le bon déroulement des projets, nous allons optimiser son planning en réassignant l’une de ses tâches à un collègue disponible.
Pourquoi ça change la donne ?
- Vous identifiez immédiatement les personnes en surcharge ou sous-utilisées.
- Vous optimisez l’allocation des tâches pour maximiser l’efficacité de votre équipe.
- Vous réduisez les risques de retard et assurez le bon déroulement des projets.
Avec cette visibilité accrue, les managers peuvent prendre des décisions éclairées et proactives, évitant ainsi les goulots d’étranglement et favorisant une meilleure répartition de la charge de travail.
